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【データプライバシーコラム】規約改定後の再同意取得の課題について

はじめに

前回のコラム『【データプライバシーコラム】CDP活用での確認するべきプライバシー周りについて』では、CDPを活用してデータマーケティング等行う場合で自社の個人データの利用範囲が拡大する際に、規約の改定が必要であることをお伝えしました。

今回は、規約改定後にどのような課題が発生するかについてお話いたします。

規約の同意について

会員サイトなどで個人情報を取得する際に、サイト利用規約などで個人情報の取り扱いについて同意を取得しているケースがほとんどかと思います。顧客から同意を取得してはじめて個人情報等のデータを活用したマーケティングが可能となります。

そのため、その後データの利用範囲が拡大し、規定を改定したあとは再度同意を取得する必要があります。

それまでは一部データ利用範囲が制限されている状態となります。

初回同意から規約改定後の再同意までの流れ

同意を取得した規約の範囲内でデータを正しく活用するためには、
誰がいつ規約に同意したかを把握、管理する必要があります。

再同意取得の課題

前述の通り、規約改定と再同意取得はセットで行う必要があるものの、以下の課題から再同意取得をなかなか進められない企業も多く存在します。

■ 課題①:再同意取得の仕組みを保有していない

初回の規約同意に関しては、サービスやサイト利用登録時に取得しますが、利用規約改定後の再同意に関しては、取得する仕組みを保有していないケースがあります。

よくとられている方法としてはメールで規約が改定した旨を通知する方法ですが、それは明示的に同意を取得しているとは言えません。

例えば会員サイトに関しては、規約改定後に、会員ページで目立つ形で規約改定した旨を通知し、規約への同意までを促す必要があります。

■ 課題②:同意の管理ができていない

前段にて触れたとおり、同意を取得した規約の範囲でデータを正しく活用するためには、誰がいつ規約に同意したかを把握、管理することが重要になりますが、同意状況を記録、管理するためのシステムを保有している企業はまだ多くありません。

再同意取得の課題

再同意取得の仕組みを導入する際に検討したいポイント

再同意取得をするために、再同意の取得や管理の仕組みを導入する必要があります。
その際に検討したいポイントをいくつかご紹介します。

1. オンライン or オフライン同意

規約によっては、オンラインで同意を取得しているケース、オフラインで取得しているケースなどあるかと思います。

オフラインで再同意を取得する場合は、どのように規約を取得しているかによって、フローや体制の整備、通知方法やタイミングの検討、同意取得方法など様々な検討が必要です。

一方で、オンラインで再同意を取得する場合は、例えば会員サイト来訪時に通知し同意を取得するといったフローで可能になります。
オンライン同意取得の方がフローとしてはシンプルで、再同意取得の座組も導入しやすいため、これを機にオンライン接点の強化をするという点も検討したいポイントです。

また、オンライン接点を強化しておくと、デジタルマーケティングへの活用も円滑に行いやすいというメリットもあります。

2. 顧客への通知

規約を改定したあと、それを顧客にきちんと届けることが重要です。

顧客に対してきちんと規約改定が伝わる形で情報が届けられるかという点が重要なポイントのひとつです。

それが実現できる仕組みであるかどうかを確認することをおすすめします。

3. 再同意取得方法

マーケティングにデータを活用できるようにするためには、できるだけ多くの同意を取得したいところです。

そのため、検討している仕組がどのような方法で同意を取得できるのか、同意取得までの導線が顧客にとって分かりやすいか、など同意が得られやすい環境であるかを意識することが大事になります。

4. 規約のバージョン管理

きちんと顧客が同意した規約の範囲内でデータを活用するためには、どの顧客がどのバージョンの規約に同意したかを確認できる状態である必要があります。

そのため、同意済みの規約バージョンを顧客単位で管理することが重要です。
それによって、どのマーケティング施策で誰の個人データを活用して良いかが変わってきます。

5. 外部ツールとのデータ連携

マーケティング利用を目的とした再同意取得の場合、同意状況がCDPやマーケティングツールと連携できるかどうかが重要なポイントになります。

マーケティング施策を実施する際に、同意状況と照らし合わせてデータを選定できる状態かどうかを確認することをおすすめします。

個人情報再同意取得ツール『Consent Update』について

DataCurrentでは、再同意取得の課題を解決すべく、
『Consent Update(コンセント・アップデート)』というプロダクトをご提供しています。

Consent Updateは、WEBサイト上で規約変更時の再同意を取得し、それを記録・管理する仕組みをご提供しています。

  1. Webサイト上でのポップアップバナー表示
    Webサイトへログインしたユーザーに対してお知らせを表示し、規約変更内容の確認および同意を促進
     
  2. 同意状況の記録・管理
    同意管理用のデータベースを用意し、規約のバージョン管理や同意状況を管理
    ユーザーがアクセス時には最新の同意状況に照会をかけ、個別に情報の出し分けが可能

規約改定後にサイトログインすると、ユーザーに分かりやすくポップアップで規約を通知し同意取得を促します。

Consent Updateの仕組み

同意管理システムをお客様環境に実装し、対象の会員サイトにタグを実装するだけで簡単に再同意取得の仕組みを導入することが可能です。
大幅なサイト改修は一切不要で、気軽に導入いただけます。

詳細を知りたい方はサービス資料をご確認ください。

》Consent Update サービス資料はこちら

Consent Updateサービス資料

さいごに

今回は、規約改定後に再同意取得が必要であること、その課題と課題解決のための検討ポイントについてお伝えしました。是非参考にしていただければと思います。

DataCurrentでは個人情報再同意取得ツール『Consent Update』の提供の他、データ活用のご支援やそれに伴い必要となるデータプライバシーのコンサルティングも行っています。

お困りごとがありましたら是非ご相談ください。

本件に関するお問い合わせは下記にて承ります。
株式会社DataCurrent
info@datacurrent.co.jp

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